“Menganalisa Kegiatan Manual di IP Office”

Tugas Mata Kuliah : Rekayasa Perangkat Lunak

Dosen : Ibu Ratna Mutu Manikam

Fakultas Ilmu Komputer - Sistem Informasi

Semester 4 - Universitas Mercu Buana Jakarta

Julaiha Probo Anggraini - 41811110045

A.    Pendahuluan

Kemajuan jaman ditandai dengan kemajuan di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi, termasuk di dalamnya kemajuan di bidang teknologi informasi. Teknologi yang semakin lama semakin melaju cepat, sangat mempengaruhi kinerja kerja kita agar ikut cepat dalam menyelesaikan semua pekerjaan. Tujuan dari Penganalisaan kegiatan manual di IP Office ini adalah untuk dapat memahami dengan baik tentang masalah-masalah atau salah satu kegiatan manual yang harus dikembangkan ataupun ditingkatkan kembali menjadi kegiatan yang bersifat Computerized, sehingga pekerjaan pada perusahaan ini dapat berjalan lebih baik dari pada sebelumnya.

Ada beberapa kegiatan utama yang harus kita lakukan dalan penganalisaan kegiatan manual di IP Office ini, yaitu diantaranya :

1. Kita harus mengetahui sistem-sistem apa saja yang sedang berjalan dalam IP Office.
2. Kita harus dapat memahami dengan baik masalah-masalah apa saja yang sedang dihadapi oleh pada user (semua karyawan di IP Office).
3. Memberikan perkiraan-perkiraan kepada para pengguna atau karyawan pada IP Office mengenai kegiatan manual yang akan kita tingkatkan menjadi kegiatan yang bersifat Computerized.
4. Apa saja yang diinginkan para karyawan IP Office (khususnya pendataan gudang), jika sistem baru akan dirilis dan akan digunakan dalam ruang lingkup operasional kerja di IP Office.

 B.     Perumusan Masalah

1. Untuk mengetahui jalannya sistem pada IP Office.
2. Sebagai media, untuk membuat sebuah ide yang dapat kita gunakan untuk membuat sistem yang baru.
3. Untuk mengetahui seberapa pentingnya sistem yang diterapkan dalam IP Office.
4. Untuk mengembangkan sistem yang lama ke sistem yang baru.
5. Perangkat lunak yang dibuat diharapkan dapat memenuhi kategori user-friendly
6. Diharapkan dengan digunakannya perangkat lunak sistem akan membuat sistem gudang yang sebelumnya tidak berjalan menjadi dapat berjalan.
7. Jika sistem yang diimplementasikan berjalan dengan baik, maka sistem ini telah menjawab permasalahan perihal ketidaktersediaan data dan kesulitan pencarian data.
8. Diharapkan kedepannya perangkat lunak ini dapat lebih dikembangkan lagi.

 C.    Analisis

Apa itu analisis ? Apa tujuan analisis ? Apa yang dimodelkan pada tahap analisis ? Tahap analisis menjawab pertanyaan siapa yang akan menggunakan system, apa yang system lakukan, dimana dan kapan system akan digunakan.

Tujuan analisis terstruktur adalah memodelkan masalah agar lebih mudah dipahami dan siap di design solusinya. Selama tahap ini, kelompok proyek mencari system yang sedang beredar, mengidentifikasi kesempatan perbaikan dan menghasilkan konsep untuk system yang baru. 

Tahap ini memiliki tiga step analisis yaitu strategi analisis, mengumpulkan kebutuhan, dan system proposal.

1. Strategi analisis : ini dihasilkan untuk menuntun usaha kelompok proyek. Ini termasuk menganalisa system yang sedang beredar.
2. Mengumpulkan kebutuhan : menganalisis informasi ini memberikan peranan penting untuk perkembangan konsep untuk system yang baru. Konsep ini digunakan untuk membangun kumpulan model analisis. 
3. System proposal : proposal sekarang ini untuk sponsor proyek dan kunci individual yang lain yang mana memutuskan apakah proyek akan berlanjut terus maju. 

Dan permasalahan yang dihadapi IP Office berdasarkan hasil pengamatan langsung adalah :

1. Tidak ada informasi yang jelas mengenai stok yang sebenarnya digudang.
2. Kesulitan dalam membuat perencanaan penjualan karena tidak tahu jumlah stok yang ada.
3. Kesulitan pencarian data karena masih bersifat manual dengan tumpukan kertas yang tinggi.

Setelah permasalahan diidentifikasi, maka solusi yang ditawarkan adalah :

1. Pembuatan perangkat lunak yang mampu mengkordinasi atau menginformasikan jumlah stok yang ada di Gudang IP Office.
2. Pembuatan perangkat lunak yang mampu mengakses informasi jumlah stok pada basis data dengan mudah dan tepat.
3. Pembuatan perangkat lunak yang mampu menampilkan data penjualan, barang, karyawan, dan customer. Dalam sistem ini disediakan fungsi search agar mempermudah user mencari data yang diinginkannya.

 D.    Design

Metode yang digunakan di dalam penelitian ini adalah pengamatan langsung terhadap situasi atau kegiatan yang berlangsung di Bagian Pendataan Gudang setiap periode per satu minggu sekali, kemudian dilakukan analisa terhadap apa yang telah kita lihat dan juga terhadap pengalaman kinerja para pegawai bagian Pendataan sehingga permasalahan dapat diidentifikasi dan solusi dirancang.

by : JuLy

by : JuLy

Untuk Analisa saya kali ini, saya akan mencoba menggunakan STD (State Transition Diagram), STD menggambarkan bagaimana kerja sistem melalui kondisi (state) dan kejadian yang menyebabkan kondisi berubah. STD juga menggambarkan aksi yang dilakukan karena kejadian tertentu.

by : JuLy

E.     Kesimpulan

Hasil yang dicapai pada penganalisaan ini adalah dibentuknya suatu perangkat lunak yang mendukung, serta perbaikan terhadap sistem sebelumnya pada bagian Pendataan IP Office, sehingga kinerja perusahaan dapat meningkat.

Jika semua sistem sudah berjalan dan meningkat dengan baik, maka Sistem Perangkat Lunak Otomatis yang dibentuk dan dikembangkan pada IP Office telah dapat menjawab permasalahan perusahaan, terutama yang terkait dengan pendataan. Semua pendataan barang-barang pada bagian Gudang menjadi lebih terintegrasi yang memungkinkan otomatisasi dan meminimalkan human error.